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广东省茶业行业协会管理制度(七)广东省茶业行业协会印章、文件管理制度
发布日期:200805

广东省茶业行业协会印章、文件管理制度



        第一条 为确保本会各项工作规范、高效、优质, 依据《广东省行业协会条例》和《广东省茶业行业协会章程》制定本制度。

        第二条 秘书长是本会印章、文件管理的负责人,秘书处是印章、文件管理的责任部门,各部(室)依照本管理制度履行职责。

        第三条 秘书处行文使用两个文号,即“粤茶协字”和“粤茶协秘字”。“粤茶协字”适用于以协会名义发出的文件,包括上行文、对会员单位等的正式文件,该文号需加盖协会印章。“粤茶协秘字”是以秘书处的名义发出的文件,主要是各部(室)具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件等,该文号需加盖秘书处印章。

        第四条 各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核,报秘书长审核后由会长批示签发,并负责文件的文号编发、承印等工作。

        第五条 以“粤茶协字”发出的各类文件需经本会会长签发,以“粤茶协秘字”发出的各类文件需经本会秘书长签发。

        第六条 行文执行登记制度,由秘书处专人负责。

        第七条 各类文件行文需使用《广东省茶业行业协会行文呈批表》。

        第八条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件,由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。

        第九条 秘书处根据来文来函的保密等级填写《广东省茶业行业协会文件传阅处理表》,报秘书长或会长阅批。

        第十条 每年协会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册,标识后归档保存。

        第十一条 协会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。

        第十二条 秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录,并设专人负责此项工作。

        第十三条 “广东省茶业行业协会”、“广东省茶业行业协会秘书处”印章使用由秘书长审批。

        第十四条 协会财务专用章由本会主管会计负责保管,按有关财务管理的规定使用印章。

        第十五条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章,并不得带离本会办公场所。

        第十六条 本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信等,由专人保管,经会长批准后开具,并留底备查。

        第十七条 本制度经理事会(或常务理事会)审议通过后生效,由理事会解释。



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